АДМИНИСТРАЦИЯ    ГОРОДА   МУРМАНСКА

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

29.03.2011               	                                                                                 № 505

Об утверждении административного регламента 
исполнения муниципальной функции 
«Использование архивных документов и архивных фондов»

Во исполнение Федерального Закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», руководствуясь постановлениями администрации города Мурманска от 26.02.2009 № 321 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании город Мурманск» (в ред. постановлений администрации города Мурманска от 13.09.2010 № 1599, от 02.03.2011 № 330), от 16.07.2010  № 1254 «Об утверждении реестров муниципальных функций (услуг), исполняемых (предоставляемых) исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления – администрацией города Мурманска» (в ред. постановлений администрации города Мурманска от 11.10.2010 № 1767, от 01.02.2011 № 131), Уставом муниципального образования город Мурманск,  п о с т а н о в л я ю: 

1. Утвердить административный регламент исполнения муниципальной функции «Использование архивных документов и архивных фондов» согласно приложению.
2. Отделу развития информационных технологий администрации города Мурманска (Рамля В.П.) организовать размещение административного регламента на официальном сайте администрации города Мурманска в сети Интернет. 
3. Редакции газеты «Вечерний Мурманск» (Червякова Н.Г.) опубликовать настоящее постановление с приложением.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
5. Контроль за выполнением постановления возложить на исполняющего обязанности заместителя главы администрации города Мурманска – управляющего делами Белову Е.П.

Глава администрации 
города Мурманска		                    				        А.И.  Сысоев

Приложение 
   к постановлению администрации
              города Мурманска
             от  29.032011  № 505

Административный регламент
исполнения муниципальной функции
«Использование архивных документов и архивных фондов»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции «Использование архивных документов и архивных фондов» (далее – Административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий при исполнении муниципальной функции «Использование архивных документов и архивных фондов» (далее –  Муниципальная функция).
1.2. Исполнение Муниципальной функции осуществляется в соответствии с: 
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- Законом Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»;
- Уставом муниципального образования город Мурманск;
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 № 51. 
1.3. Исполнение Муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации города Мурманска (далее – Отдел). 

2. Административные процедуры 

2.1. Юридическим фактом для начала исполнения Муниципальной функции является поступление в Отдел письменного обращения (далее – запрос) юридического или физического лица (далее – пользователь) о предоставлении архивной информации, при наличии в запросе наименования юридического лица (для физического лица - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, указания вида запроса и хронологии запрашиваемой информации. 
Конечным результатом исполнения Муниципальной функции является использование архивных документов в соответствии с запросами пользователей и предоставление им информации на основе документов Архивного фонда города Мурманска  в виде: архивной	 справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма (далее – архивной справки), предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела, выдача архивных документов во временное пользование.
2.2. Основанием для отказа в исполнении Муниципальной функции является отсутствие в запросе информации, необходимой для осуществления поиска информации и направлении ее пользователю, перечисленной в пункте 2.1. настоящего Административного регламента, либо отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию (для юридических лиц – отсутствие полномочий на осуществление деятельности, связанной с запрашиваемыми сведениями, для физических лиц, не являющихся наследниками по закону или по завещанию, – отсутствие нотариально заверенного распоряжения от лица, о котором запрашиваются сведения, либо от наследников).
2.3. Исполнение Муниципальной функции  включает в себя следующие административные процедуры: 
2.3.1. Прием запросов специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день их получения. 
2.3.2. Регистрация запросов, поступивших до 13-00, специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день их получения. Регистрация запросов, поступивших после 14-00, производится на следующий день.
2.3.3. Рассмотрение запросов начальником Отдела в день их регистрации и наложение резолюции.
2.3.4. Внесение специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, резолюции начальника Отдела в журнал регистрации.
2.3.5. Передача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, зарегистрированного запроса на исполнение специалисту Отдела, указанному в резолюции. 
2.3.6. Исполнение запроса специалистом Отдела (далее – исполнитель): подготовка проекта архивной справки; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела; выдача архивных документов во временное пользование.
2.3.7. Подготовка архивной справки.
Просмотр исполнителем архивных документов и научно-справочного аппарата к описям дел и составление из них необходимых выписок. Подготовка проекта архивной справки по результатам работы с архивными документами и передача его начальнику Отдела на проверку. 
Проверка проекта архивной справки начальником Отдела в день его поступления от исполнителя на соответствие содержанию запроса, выпискам из документов и возвращение исполнителю для оформления.
Внесение в проект архивной справки исполнителем необходимых правок и оформление архивной справки в день возвращения проекта от начальника Отдела. 
Подписание архивной справки начальником Отдела в день ее поступления от исполнителя. 
2.3.8. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела.
Подборка исполнителем в архивохранилище необходимых документов в соответствии с запросом, и передача их в читальный зал Отдела в течение 3 рабочих дней со дня  регистрации запроса.  
Ознакомление исполнителем пользователя с  правилами работы с архивными документами в читальном зале Отдела под расписку. 
Выдача исполнителем архивных документов пользователю под расписку.
Прием исполнителем архивных документов, возвращаемых пользователем, с полистной проверкой их наличия и состояния. 
В случае  выявления повреждений возвращаемых архивных документов, составляется акт, который подписывается исполнителем и пользователем и представляется на рассмотрение начальнику Отдела.
2.3.9. Выдача архивных документов во временное пользование.  
Выдача архивных документов пользователям (фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам)  во временное пользование на основании наличии запроса в форме гарантийного письма от них. 
Срок выдачи архивных документов во временное пользование не превышает: шести месяцев для судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов, трех месяцев для фондообразователей.
Оформление акта выдачи архивных документов во временное пользование исполнителем и его регистрация в книге выдачи архивных документов во временное пользование.
Выдача  исполнителем архивных документов во временное пользование пользователю.
Проведение исполнителем полистной проверки наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями. В случае  выявления повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт, который подписывается исполнителем и пользователем и представляется на рассмотрение начальнику Отдела.

2.3.10. Срок подготовки ответа на запрос: 
- 5 дней со дня регистрации запроса, не относящегося к составу хранящихся в Отделе архивных документов;
- 15 дней со дня регистрации запроса, исполняемого по научно-справочному аппарату хранящихся в Отделе архивных документов;
- 30 дней со дня регистрации запроса, исполняемого по документам, хранящимся в Отделе. 
	При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов срок подготовки ответа на запрос может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.3.11. Регистрация ответа на запрос специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день его возвращения от начальника Отдела.
2.3.12. Выдача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство,  ответа на запрос пользователю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверения личности, доверенным лицам – при предъявлении доверенности.
2.3.13. Передача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство,  ответов на запросы, предназначенные для отправки по почте, в сектор делопроизводства и документооборота секретариата администрации города Мурманска не реже двух раз в неделю.
2.4. Контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению Муниципальной функции, за полнотой и качеством исполнения Муниципальной функции осуществляет начальник Отдела (в его отсутствие – главный специалист).
2.5. Персональная ответственность специалистов Отдела, ответственных за исполнение Муниципальной функции, определяется должностными инструкциями в соответствии с требованиями  действующего законодательства.
 
3. Порядок обжалования действия (бездействия), решений при исполнении Муниципальной функции 

3.1. Начальник и специалисты Отдела за свои действия (бездействие), а также за принятые решения при исполнении  Муниципальной функции несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. Решения начальника и специалистов Отдела, принятые в ходе исполнения Муниципальной функции, а также их действия (бездействие) могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке. 
3.3. О противоправных решениях, действиях (бездействии) начальника и специалистов Отдела, нарушении положений настоящего Административного регламента заинтересованные лица могут сообщить путем письменного обращения в администрацию города Мурманска по адресу: 183006, г. Мурманск, пр.Ленина, 75, e-mail: citymurmansk@citymurmansk.ru. 

____________________________